25/9/13

ISO 9001. Vídeo sobre el control de los registros

Control de los registros ISO 9001
En el post de hoy os dejo un vídeo sobre el control de los registros en la norma ISO 9001. En el vídeo se define qué es un registro de la calidad, qué tipos de registros existen, se presentan los requisitos expresados por la norma de referencia y se muestran ejemplos de actividades a realizar para su cumplimiento.

Una explicación clara y sencilla de los requisitos asociados a este epígrafe de la norma.




El contenido del vídeo es el siguiente:

Control de los registros en un sistema de gestión de la calidad ISO 9001.
  1. Conceptos generales
  2. Definición de "registro"
  3. Tipos de registros en un sistema de gestión de la calidad
  4. Requisitos en la norma para el control de registros
    • Necesidad de un procedimiento documentado
    • Identificación de registros de la calidad
    • Almacenamiento, protección y recuperación
    • Retención y disposición de los registros
  5. Ejemplo de listado de registros para su control
Si la información te ha resultado útil o interesante te agradecería que la compartieses utilizando alguno de los botones sociales que hay a continuación.

Un saludo.

Ignacio Gómez
Si el sistema está ya implantado puedes solicitar un presupuesto para la auditoría de certificación ISO 9001 - ISO 14001

21 comentarios:

  1. Buenas tardes, Ignacio, lo primero es darte las gracias por la información aportada sobre los sistemas de gestión de la calidad.

    Mi pregunta es ¿El informe de revisión del sistema es un registro o un documento del sistema? ¿Y los objetivos?

    Gracias

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  2. hola, gracias a vosotros por comentar.

    El informe de revisión es un registro, para todos los auditores con los que he trabajado, y suele ser una no conformidad más o menos habitual la de que se nos olvide incluier este informe en el listado de registros.

    Los registros ya es un asunto más complicado, si lo consideras un registro es correcto y si es un documento del sistema también, lo importante es que su naturaleza quede definida en el manual y que luego aparezca listado en el listado oportuno,

    saludos

    Ignacio

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  3. Estimado Ignacio,

    Estoy trabajando en la implementación del ISO 9001:2008 en una municipalidad en el Perú. Me han encargado elaborar la lista de registros. Según la norma en el punto 4.2.4 Control de Registro indica: Definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.

    En el caso de recuperación para los registros físicos a que se refiere:
    i) Si se me pierde el documento físico como lo recupero. Ejem. un Cuaderno de Cargo se le pierde a la secretaria. ¿Cuál sería el modo de recuperar la información contenida en este?
    O se refiere,
    ii) Se refiere al lugar donde físicamente está ubicado el documento físico y la recuperación es fácil porque se encuentra ordenado.

    En el caso de los registros magnéticos o electrónicos. La forma de recuperar es realizando un back up?

    Muchas gracias por su respuesta.

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    1. Buenos días,

      si se pierde un registro físico difícilmente se puede recuperar, yo en este caso entiendo que recuperacion es encontrar el registro una vez que ha sido almacenado.

      Sí, para registro informáticos la recuperación está relacionada con los back up.

      saludos,

      Ignacio

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  4. Buenos días Nacho.

    Me asaltan dos dudas respecto al control de registros y son las siguientes:

    Duda1:

    Tengo un documento que se corresponde con un formato de acta de reunión, que he codificado de una determinada manera, en este caso F-05-B3/00 (formado nº 5 del procedimiento B3 revisión 00). Este formato yo lo imprimo para cumplimentarlo con los datos de la reunión, por lo que pasaría a ser un registro. Mi duda es que el código que lleva este acta es del formato, no el del registro.

    ¿De que modo podría identificar este registro? ¿Pudiera ser con la fecha y hora de la reunión?

    Duda 2:

    En mi listado de control de registros, entiendo que he de reflejar todos los registros que tengo, es decir tener un formato único de control de registros donde indique, como identifico, archivo y almaceno los diferentes tipos de registros que tengo. Es decir, que lo que no debo hacer es ir anotando en este listado de control de registros todas las actas de reunión que tengo, sino que los registros del formato F-05-B3/00 están en un archivador denominado actas de reunión, cuyo responsable de custodia es un director de área, que se tendrán en soporte papel y se guardarán durante 3 años.

    Espero haberme explicado.

    Por último, agradecerte enormemente la labor que haces Nacho, acercando este apasionante mundo a los que nos estamos iniciando en él.

    Un fuerte abrazo.

    Juan Luis Cid

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    1. hola, Juan Luis,

      1. Sí, el registro lo identificas por la fecha y el asunto de la reunión.
      2. Es correcta tu interpretación del listado de registros,

      gracias por tus comentarios,

      un saludo,

      Ignacio

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  5. Hola nuevamente Nacho.

    Una última cuestión que se me olvidaba comentarte.

    ¿Cómo se procede con los formatos que son únicos para varios procesos? ¿Cómo se refleja esta situación en el listado de control de registros? Me explico.

    En el caso del Acta de Reunión, éste es un formato único, que puede ser utilizado por varios procesos (p.ej. Proceso de control de procesos; Proceso de gestión comercial,...). Lo que sucede es que el director comercial es el encargado del control de las actas relativas a su "Proceso de Gestión Comercial" y el director de operaciones es el encargado del control de las actas del "Proceso de Control de Procesos". Por otro lado. el código de formato de acta sería el mismo y estaría vinculado con el "Proceso de Gestión Documental y de Registros" que es de donde surge.

    ¿Sería correcto indicar, en el listado de control de registros, que tengo un registro de actas de reunión en varios procesos, cuyo control y responsables del mismo son distintos y que además ese formato surge de un proceso que nada tiene que ver con aquellos en los que se utiliza?

    Muchas gracias y un cordial saludo.

    Juan Luis Cid

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    1. Buenos días, Juan Luis,

      sería correcto pero no sé como vas a meter toda esa información en un listado.

      La situación que me comentas es lo normal y no plantea nunca ningún problema.

      saludos,

      Ignacio

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  6. Buenas Tardes Ignacio, Primero quiero agradecer la guía que nos brindas.

    Tengo una inquietud sobre los registros:

    Uno de los tipos de registros son CON y SIN FORMATO, las dudas se encuentran sobre los últimos, es decir, SIN FORMATO:

    i. Es obligatorio asignar número de código a los registros sin formato (sucede que en la empresa donde trabajo se generan muchas evidencias sin formato que los llaman papeles de trabajo y no son codificados solamente se codifican los que tienen formato o plantilla). Qué es más conveniente para el sistema? y,
    ii. Es obligatorio indicar la figura "documento" en el diagrama de flujo cada vez que se genere cualquier tipo de registro, esto con el propósito de que el lector o auditor identifique que justo esta actividad origina un registro.

    Quedo atenta.
    Saludo Cordial,
    Juanita Q

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    1. Buenas tardes, Juanita,

      i. no puede tener código un registro que no tiene formato, el código sirve para identificar el formato o plantilla que se debe utilizar para anotar un registro. Si no hay formato definido tiene que quedar muy claro en el procedimiento el contenido que debe tener el registro.
      ii. no sé muy bien a qué te refieres, depende de como hayas definido en tu sistema como se documentan los procesos. La norma no obliga a nada en concreto. El auditor de una forma rápida lo que busca es el registro que se genera en cada actividad, si le facilitas la labor identificando de forma clara los documentos te lo agradecerá.

      saludos,

      Ignacio

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  7. Hola Nacho:
    Muy interesante el vídeo. Muy didáctico. Tengo una duda acerca de los registros externos en este caso es para el proceso de comercialización de un instrumento de medición.
    Las solvencias que te exigen para la participación en licitaciones públicas, los pedidos u ordenes de compra, las rondas aclaratorias para la determinación del cumplimiento del producto, ¿cómo se haría el control de estos registros? ¿Seleccionando un campo clave del formato externo para cada uno de acuerdo a la organización que lo emita? Y debo incluirlos en el listado maestro de registros indicando el campo que los identifica?
    Gracias anticipadas por tu ayuda
    Mabel

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    1. hola, Mabel,

      el control del registro externo es similar al del interno, la diferencia está en que el formato empleado para los registros internos lo decide la organización y el formato de los externos viene dado por un tercero.

      Los externos deberían estar listados, mejor si comparten listado con los internos.

      saludos,

      Ignacio

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  8. Hola Nacho
    Muy bueno video control de registro/documentos
    Para el caso de documentos que se maneja por medio eléctronico. Cual es la manera de identificar, titulo, codigo, versión, ......? igual q la impresa.
    En organizaciones q se maneja SAP, se procede igual o se puede obviar.
    Gracias por comentario.}

    Saludos

    Titov


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    1. Buenos días, Titov:

      El programa de gestión deberá identificar o nombrar los registros de alguna manera, las necesidades de identificación y codificación dependerán de las peculiaridades de cada empresa.

      saludos,

      Ignacio

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  9. Hola Nacho

    Vi los videos control de documentos/registros. muy buenos

    Consulta, respectoa organizaciones que manejan el SAP, la cual incluyen varias areas de la organización, los documentos q se maneja la tengo q codificar, versión,....... . Por dar detalles como se puede hacer práctico.
    De lo contrario tengo q manejar documentación en físico, tornandose, pesado por duplicar manejo.


    gracias

    Saludos

    Titov

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    1. Buenos días, Titov:

      Yo no los codifico ni pongo versiones, por norma general, con el título suele ser suficiente.

      Cualquier método puede ser válido excepto lo de duplicar los registros.

      saludos,

      Ignacio

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  10. Hola Nacho saludos.
    por favor
    Es que no manejo muy bien calidad, y estoy implementando un SGC en una empresa que laboro, pero he hecho todo lo que esta la norma ISO 9001;2008; e identifique y revise los procedimientos de la empresa y ya los documentos con sus respectivos formatos, pero no se si ya he terminado el SGC y que paso sigue despues de tener todo documentado y entregado a cada area de la empresa. como se que ya he terminado de implementar el SGC.

    Gracias. Saludos.

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    1. hola,

      pues si ya tienes la documentación ahora viene la etapa de implementación que de forma simplificada significa rellanar los formatos para conseguir tener los registros/evidencias de las tareas definidas en el sistema, cuando estén funcionando todos los procesos tendrás que hacer la auditoría interna y finalmente el informe de revisión del sistema por la dirección.

      Saludos,

      Ignacio

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  11. Buenas Noches Ignacio

    Tengo una consulta el apartado 4.2.4. Control de los registros de la Norma, aborda también el proceso de llenado de un formato, es decir si tengo un formato con un error en el llenado es una no conformidad o es una observacion.


    De antemano gracias por el aporte, excelente video

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    1. Buenas tardes:

      si has cometido un error al cumplimentar un formato/registro tendrás que solucionarlo, si el problema es grave será una no conformidad, si tardes diez minutos en solucionarlo no será nada.

      saludos,

      Ignacio

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    2. Muchas Gracias por la retroalimentación

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