9/9/13

Vídeo. Control de documentos en un sistema de gestión de la calidad ISO 9001

Control de documentos ISO 9001
En el post de hoy os presento un vídeo sobre los requisitos, incluyendo ejemplos, del apartado 4.2.3 Control de documentos de la norma ISO 9001. En el mismo se describen las pautas a seguir para generar, distribuir y actualizar documentos como el manual de la calidad y los procedimientos del sistema.

La documentación es el esqueleto sobre el que se apoyan todas las prácticas de gestión contempladas en el sistema de gestión de la calidad.



 El contenido es el siguiente:

Control de documentos en un sistema de gestión de la calidad

  1. Conceptos generales
    •  ¿Por qué debo controlar la documentación?
    • ¿Qué documentos debo controlar? Manual de la calidad, procedimientos, etc.
  2. Requisitos de control documental
    • Necesidad de un procedimiento documentado
    • Aprobación de documentos antes de su uso
    • Revisión y actualización de documentos
    • Identificación de cambios y versiones
    • Accesibilidad de documentos para su uso
    • Documentos legibles e identificables
    • Control de documentos de origen externo
    • Control de documentos obsoletos
Los registros del sistema son un tipo especial de documento y en un próximo vídeo serán comentados.

Si la información aportada ha sido de tu interés te animo a compartirla empleando los botones sociales que se encuentran a continuación.

 Saludos desde Madrid,

Ignacio Gómez
www.hederaconsultores.com
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Si el sistema ya está implantado puedes solicitar un presupuesto para la auditoría de certificación ISO 9001 - ISO 14001

19 comentarios:

  1. buenos días, Ignacio,

    excelentes aportes, me sirven de gran ayuda, tengo una pregunta ¿puedo tener una forma de trabajar con el manual y otra con los procedimientos respecto al control?

    gracias

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    1. buenos días,

      puedes tener dos formas de trabajar, ahora que alguna razón tendrás que tener porque cuanto más sencillo sea el sistema es mejor, y tener dos pautas de control siempre es más complicado que tener una. Tienes que tener en cuenta que si tienes el mismo resultado siempre es mejor hacerlo de la forma más sencilla, ahorremos el tiempo de estas preocupaciones y complicaciones para cuestiones que nos den mayores beneficios.

      un saludo.

      Ignacio

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  2. Hola, mil gracias por la referencia, mi consulta es la siguiente:
    ¿Es necesario registrar los cambios de los procedimientos que están en elaboración (no existían y son consideradas como Versión 0.0) y que no se encuentran aprobadas?
    ¿Es válido agregar el control de cambios, solo en el caso de que los procedimientos ya existan, estén aprobadas y, al implementarse, se observan que necesitan cambios?

    Ana S.

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    1. hola, Ana,

      creo que te estás refiriendo al control de los borradores de los documentos durante la realización de los primeros documentos. Si quieres lo puedes hacer pero no he visto a ningún auditor que lo exija, todo depende del control interno que quieras llevar, yo no lo hago nunca.

      saludos,

      Ignacio

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  3. Hola Nacho, mi pregunta es:
    -cuando yo elaboro un formato, debe aparecer el elaborado, revisado y aprobado con el nº de edición/revisión, la fecha de edición/revisión y firma de quien elabora, revisa y aprueba.
    -si éste formato lo relleno la fecha de elaborado, revisado y aprobado es la de elaboración del formato o de cuando se emite el registro?

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    1. hola,

      lo que diga tu procedimiento de control de documentos y registros.

      Lo normal es que tengas una forma para aprobar las plantillas (formato de los impresos) y otra para aprobar la información escrita en los registros. Son independientes y tienes que tener claro qué edición/revisión tienes que modificar.

      Desconozco como son tus formatos y el control de tus registros.

      saludos,

      Ignacio

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    2. Gracias Nacho, por cierto enhorabuena por los videos, sirven de gran ayuda.

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  4. realmente El control de documentos que pretende:
    .Que sólo los miembros del comité de calidad puedan modificar una norma o procedimiento.?
    .Que el auditor no vaya a encontrar documentos obsoletos.
    .Que se sepa quién tiene documentos obsoletos.
    .Que se garantice que solamente se usan los documentos vigentes.
    .Todas las anteriores

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    1. Ante todo, buenas tardes, estarás conmigo en que la educación es lo primero.

      Yo diría la penúltima opción.

      Muchas gracias por tus palabras y espero verte pronto por aquí de nuevo.

      Un saludo,

      Ignacio

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  5. Buen dia Ignacio

    Una pregunta, hay alguna diferencia entre poner revision o version a los documentos? Por ahi alguna vez un consultor me dijo que el auditor podia levanter una no conformidad por poner revision y no version en el documento, es aplicable dicha no conformidad?

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    1. Buenos días, Sergio:

      yo utilizo indistíntamente revisión o versión, el tema es que al estado del documento lo llames siempre de la misma manera y no se genere confusión.

      Según lo planteas la no conformidad me parece una ridiculez pero entiendo que la situación no debe ser del todo tan sencilla.

      Saludos,

      Ignacio

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  6. Hola, te puedo consultar lo siguiente?
    la propuesta de revision de un documento, por ejemplo el manual de calidad, solo la puede llevar a cabo el responsable de calidad?, ¿y es la direccion de la empresa la única que tiene la potestad de aceptar la variacion?

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    1. hola, Javier:

      este tipo de cuestiones deberían estar definidas en el procedimiento de control de documentos de la organización, cada uno se organiza las revisiones como quiere.

      saludos,

      Ignacio

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  7. ok, gracias, entiendo entonces que es posible que en una muy pequeña organización cualquiera de los miembros de la misma pueda proponer variaciones, y sea el propio responsable de calidad el que acepte? es eso posible? muchas gracias por tu paciencia.

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    1. hola,

      es perfectamente posible y entiendo que es lo normal. La verdad es que a lo mejor el cambio en la documentación es lo que menos debería preocuparte, quiero decir que si alguien sugiere que hay que modificar algo de la documentación es porque desea modificar un proceso, por lo tanto podría estar unido a una acción correctiva o preventiva.

      saludos,

      Ignacio

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  8. cual es la metodología para la codificación de procesos de sistema de gestión del talento humano
    gracias

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    1. hola,

      desconozco los sistemas de gestión del talento humano, las exigencias tendrán que estar en algún texto normativo sino no son exigencias.

      saludos,

      Ignacio

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  9. Hola Buen día!!
    Una consulta, estoy tratando de entender el control de los documentos, tengo duda si los formatos de registros también deben contener la frase "DOCUMENTO/COPIA CONTROLADO".

    MUCHAS GRACIAS

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    1. Buenos días, Adriana:

      yo no lo hago pero cada uno pone los requisitos que estime necesario.

      saludos,

      Ignacio

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